La gestion globale du tourisme génère de nombreux éléments logistiques notamment la gestion des clés dans les hôtels ou location de vacances.
Dans cet article, nous vous présentons l’utilité d’une armoire à clés sécurisée ainsi que la mise en pratique de ces armoires dans les hôtels et locations de vacances.
L’intérêt d’utiliser une armoire à clés sécurisée
Il existe plusieurs aspects démontrant l’utilité d’une armoire à clés sécurisée :
- La sécurité : une armoire à clés sécurisée permet de garder les clés en lieu sûr, empêchant ainsi un accès non autorisé aux clés.
- L’organisation : une armoire à clés sécurisée offre un moyen structuré d’organiser les clés et ainsi d’éviter les pertes, les mélanges ou les confusions.
- Le contrôle des accès : l’accès restreint aux clés limite ainsi leur utilisation aux personnes autorisées uniquement. Il est donc possible de gérer et de suivre les mouvements des clés, de savoir qui les utilise, quand et pourquoi. Cela peut être utile pour des raisons de responsabilité, de conformité, de traçabilité ou d’enregistrement.
- La facilité d’utilisation : les armoires à clés sécurisées sont conçues pour être faciles à utiliser, avec des systèmes de verrouillage et de déverrouillage simples, des dispositifs de sécurité (par identifiant et mot de passe, badge RFID ou empreinte digitale). Toutes les fonctionnalités sont pensées pour être pratiques d’utilisation pour gérer les clés efficacement.
- La flexibilité : il existe différents modèles en termes de taille, de capacité et de configuration pour répondre à tous les besoins spécifiques. Il est aussi possible de mettre en place un système de gestion à distance (un logiciel de gestion des clés).
Les armoires à clés sécurisées dans les hôtels et locations de vacances
Les hôtels ont souvent besoin de gérer un grand nombre de clés pour leurs chambres, leurs zones communes, leurs espaces de stockage et autres installations. Une armoire à clés sécurisée permet de stocker ces clés en lieu sûr, protégeant ainsi contre les accès non autorisés, les vols ou les pertes.
Nous avons listé plusieurs types d’établissements pouvant utiliser des modèles d’armoire à clés sécurisée pour une gestion optimale et pratique des différents trousseaux.
Hôtel classique avec réceptionniste
L’utilisation de l’armoire peut être strictement réservée aux membres du personnel de l’hôtel. Que ce soit le réceptionniste, le vigile de sécurité, la personne en charge du ménage, ou même le gérant de l’hôtel, les accès peuvent être définis pour que chaque personne accède seulement aux espaces qui lui sont réservés. Ainsi, tous les mouvements de clés sont enregistrés et tracés.
Hôtel sans réception
Le développement des hôtels sans réception est en hausse actuellement. L’utilisation d’une armoire à clés électronique est la solution idéale pour répondre aux besoins d’accès, de disponibilité et de sécurité.
La modification très régulière des accès dûe aux arrivées et départs de clients nécessite l’utilisation d’un logiciel de gestion de clés comme Hexakey Connect. Ce logiciel permet une gestion à distance des accès et répond donc à la contrainte de mise à jour régulière des autorisations.
Village vacances / Résidence hôtelière
La gestion des nombreuses chambres et locations de vacances dans les résidences hôtelières et les villages vacances peut être un vrai casse-tête. La mise en place d’une armoire à clés électronique rend l’organisation beaucoup plus fluide et pratique.
Pour les vacanciers, l’accès à leur trousseau réservé est facilité : il leur suffit d’avoir leur code pour ouvrir l’armoire.
La logistique au niveau des employés est aussi simplifiée : toutes les clés nécessaires à la bonne tenue de l’établissement sont accessibles.
Auberge de jeunesse
Pour ouvrir la chambre et les casiers individuels, les clients des auberges de jeunesse ont leur clé personnelle. Une gestion centralisée via une armoire à clés sécurisée permet d’éviter de perdre ou d’égarer les différents trousseaux. Les arrivées et départs sont aussi plus flexibles.
Camping
Un camping peut être composé de plusieurs espaces distincts. Toutes ces zones peuvent être plus ou moins accessibles, que ce soit pour les employés ou les clients. Par exemple :
- Les aires de loisirs, comme les aires de jeux pour les enfants, la piscine,
- Les sanitaires,
- Les emplacements de camping donc les mobil-homes,
- Les espaces pour récupérer divers équipements ou accéder à des services (laverie, matériels de camping…)
Dans certains très grands campings, les accès aux espaces sont autorisés en fonction du type de réservation : all inclusive ou standard.
Maison d’hôtes
Tout comme les précédents types d’établissements de tourisme, les maisons d’hôtes peuvent utiliser une armoire à clés sécurisée. Les propriétaires pourront donner accès à leurs hôtes aux parties communes, à la chambre qui leur est réservée grâce à un trousseau individuel.
Hexakey, la solution d’armoire à clés sécurisée 100% française
Hexakey propose différentes tailles d’armoire à clés sécurisée, allant d’une capacité de 18 clés pour la plus petite armoire Hexakey S à 200 clés avec la Hexakey XL.
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